浙江中醫(yī)藥大學(xué)汪佳麗、河南省周口市財(cái)政局王震
《中國(guó)政府采購(gòu)》雜志2022年第11期
大型儀器設(shè)備是高校人才培養(yǎng)、科研創(chuàng)新、社會(huì)服務(wù)和文化傳承工作的重要支撐和助推力量。近幾年，隨著《國(guó)務(wù)院關(guān)于國(guó)家重大科研基礎(chǔ)設(shè)施和大型科研儀器向社會(huì)開放的意見》(?國(guó)發(fā)〔2014〕70號(hào))?的發(fā)布，對(duì)大型儀器設(shè)備的使用效率、績(jī)效產(chǎn)出以及開放共享提出了更高的要求。2021年3月，浙江省全面深化改革委員會(huì)印發(fā)了《浙江省數(shù)字化改革總體方案》，方案要求通過(guò)數(shù)字化技術(shù)、數(shù)字化思維來(lái)推動(dòng)各地各部門流程再造、數(shù)字賦能、高效協(xié)同、整體智治，推進(jìn)省域治理體系和治理能力現(xiàn)代化。面對(duì)大型儀器管理上的困境，如何通過(guò)數(shù)字化智慧管理系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)，在對(duì)大型儀器實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理的同時(shí)提高科技資源的利用效率、發(fā)揮大型儀器的績(jī)效產(chǎn)出，成為一個(gè)重要且迫切的問題。
一、高校大型儀器管理面臨的困境
（一）投入與產(chǎn)出的矛盾
大型儀器投入巨大，但論證卻往往不充分、不科學(xué)。在項(xiàng)目立項(xiàng)階段，大型儀器購(gòu)置前的論證流于形式，包括必要性、可行性、績(jī)效目標(biāo)等論證不到位。在項(xiàng)目必要性上，未能從項(xiàng)目必要功能出發(fā)提出采購(gòu)需求，部分設(shè)備配置很高，但實(shí)際使用中只用到最基本的功能，或是立項(xiàng)時(shí)沒有對(duì)已有同類儀器的情況進(jìn)行了解，造成重復(fù)購(gòu)置；在可行性上，對(duì)操作人員的要求不明確，導(dǎo)致儀器購(gòu)買后使用人員操作能力跟不上，加上培訓(xùn)不足，儀器長(zhǎng)期閑置，造成優(yōu)質(zhì)資源浪費(fèi)，又或是場(chǎng)地未落實(shí)，儀器到貨后長(zhǎng)期未開箱驗(yàn)收；對(duì)于項(xiàng)目所要實(shí)現(xiàn)的績(jī)效目標(biāo)不明確，后期無(wú)法與成果掛鉤進(jìn)行考核，投入巨大卻效果甚微。
在項(xiàng)目立項(xiàng)后、采購(gòu)前，往往還需要采購(gòu)論證，主要針對(duì)儀器設(shè)備的技術(shù)參數(shù)和售后服務(wù)、質(zhì)保期等商務(wù)需求進(jìn)行論證優(yōu)化，最終確定用于招標(biāo)采購(gòu)的需求方案。在這個(gè)環(huán)節(jié)，調(diào)研也不夠充分，對(duì)于市場(chǎng)中能夠?qū)崿F(xiàn)同等功能的儀器了解不夠，技術(shù)參數(shù)指向某一特定品牌等情況時(shí)有發(fā)生；儀器的后期運(yùn)行維護(hù)費(fèi)用、零配件更換費(fèi)用等也未調(diào)研清楚，導(dǎo)致后期需要維護(hù)和更換零配件時(shí)非常被動(dòng)，只能通過(guò)單一來(lái)源等方式進(jìn)行，在價(jià)格談判時(shí)處于劣勢(shì)地位。績(jī)效考核機(jī)制缺乏。目前，各高校設(shè)備管理普遍缺乏有效約束機(jī)制，設(shè)備的產(chǎn)出與前期立項(xiàng)不掛鉤，設(shè)備使用效益與單位發(fā)展相關(guān)性不大。例如，對(duì)于前期立項(xiàng)申請(qǐng)時(shí)預(yù)定的產(chǎn)出目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度、產(chǎn)出與投入的相當(dāng)程度等，缺乏有效的投入產(chǎn)出效益評(píng)估機(jī)制和績(jī)效考評(píng)機(jī)制（如每臺(tái)儀器培訓(xùn)人數(shù)、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目數(shù)、獲得專利數(shù)與論文數(shù)等成果考核）。
（二）節(jié)點(diǎn)管理與連續(xù)管理的矛盾
大型儀器管理過(guò)程是一個(gè)有機(jī)整體，一般包括項(xiàng)目立項(xiàng)、采購(gòu)論證、采購(gòu)組織、供貨安裝、設(shè)備驗(yàn)收、設(shè)備使用、維護(hù)維修和設(shè)備報(bào)廢等生命不同階段，每個(gè)階段相互聯(lián)系又互相影響。由于每個(gè)階段管理部門不同，為了提高對(duì)大型儀器的管理，基本都建立了各自的管理系統(tǒng)，如采購(gòu)管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、大型儀器共享平臺(tái)等。但這些系統(tǒng)數(shù)據(jù)都是相對(duì)獨(dú)立的，環(huán)節(jié)也都是分段不連續(xù)的，數(shù)據(jù)信息得不到有效共享，形成了一個(gè)個(gè)數(shù)據(jù)信息孤島，無(wú)法對(duì)大型儀器各環(huán)節(jié)進(jìn)行綜合、統(tǒng)一數(shù)據(jù)分析，導(dǎo)致無(wú)法為后續(xù)采購(gòu)提供可靠的參考和依據(jù)，容易造成資源的浪費(fèi)，也無(wú)法對(duì)于儀器是否實(shí)現(xiàn)績(jī)效目標(biāo)進(jìn)行定量考核。對(duì)于高溫、高壓、高速等高危險(xiǎn)性的儀器設(shè)備，更是沒有專門針對(duì)的安全措施和跟蹤管理，而且，對(duì)于使用部門來(lái)說(shuō)，每個(gè)階段應(yīng)該在哪個(gè)管理系統(tǒng)操作也往往缺乏了解，管理成本大大增加。
（三）重視采購(gòu)而忽視使用的矛盾
就目前的實(shí)際情況來(lái)看，對(duì)于大型儀器，往往對(duì)前期立項(xiàng)、招標(biāo)采購(gòu)、產(chǎn)品驗(yàn)收很重視，而到了真正使用時(shí)，對(duì)技術(shù)人員進(jìn)修和操作培訓(xùn)少之又少，實(shí)驗(yàn)隊(duì)伍對(duì)大型儀器設(shè)備的使用、維修、保養(yǎng)了解不深，造成儀器設(shè)備使用率不高、維修頻率卻很高。
（四）開放共享要求與科研運(yùn)行體制的矛盾
目前高校的科研都是課題組和項(xiàng)目制運(yùn)行模式，尤其是高端精密儀器，往往是學(xué)校頂尖科研團(tuán)隊(duì)和專項(xiàng)項(xiàng)目中購(gòu)買較多，基本采用誰(shuí)買誰(shuí)使用的管理模式，即使學(xué)校建設(shè)了共享平臺(tái)，大多數(shù)團(tuán)隊(duì)也不愿意將儀器放到平臺(tái)中開放共用，而科研團(tuán)隊(duì)只要有項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，也愿意自己采購(gòu)儀器，而不愿意使用共享儀器，這就導(dǎo)致同類大型儀器重復(fù)購(gòu)置，使用率較低。
二、基于全生命周期管理理念的系統(tǒng)化管理
大型儀器全生命周期包括從項(xiàng)目立項(xiàng)開始到儀器報(bào)廢的整個(gè)生命周期全過(guò)程，而大型儀器設(shè)備全生命周期管理是指對(duì)所有購(gòu)置的設(shè)備以生命周期的全過(guò)程實(shí)行一體化動(dòng)態(tài)管理的行為，即為每臺(tái)儀器設(shè)備建立生命周期檔案，從每臺(tái)設(shè)備的立項(xiàng)論證、計(jì)劃報(bào)批、招標(biāo)采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)、有效使用、保養(yǎng)維修及報(bào)廢處置各個(gè)環(huán)節(jié)及工作流程來(lái)進(jìn)行全過(guò)程管理。大型儀器全生命周期管理包括從成本角度的全生命周期管理、從績(jī)效產(chǎn)出角度的全生命周期管理和從全鏈條管理角度的全生命周期管理三個(gè)維度。
從成本角度的全生命周期管理，即采購(gòu)的成本必須包括儀器購(gòu)買的成本以及后期維護(hù)使用直至報(bào)廢所發(fā)生的一切費(fèi)用，而不僅僅是儀器購(gòu)買時(shí)的價(jià)格。許多高精尖儀器，購(gòu)買時(shí)的價(jià)格相對(duì)來(lái)說(shuō)是比較公開透明的，且通過(guò)招標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)也能夠趨向合理，但是后期的維護(hù)成本、零配件的價(jià)格以及相關(guān)耗材的投入，卻不是那么透明，尤其是對(duì)于單一匹配的零配件及耗材，更加需要在立項(xiàng)和采購(gòu)環(huán)節(jié)就進(jìn)行全面規(guī)劃，在招標(biāo)文件及合同中進(jìn)行明確約定。
從績(jī)效產(chǎn)出角度的全生命周期管理，即大型儀器的立項(xiàng)是基于績(jī)效目標(biāo)和效益產(chǎn)出，那么管理重點(diǎn)就必須是儀器報(bào)廢前該儀器產(chǎn)生的所有績(jī)效是否與原有績(jī)效目標(biāo)相符、是否達(dá)成了既定目標(biāo)（如對(duì)于學(xué)科發(fā)展、單位整體發(fā)展的貢獻(xiàn)度等），即要從成本收益的角度來(lái)分析是否合理。
從全鏈條管理角度的全生命周期管理，意味著儀器生命過(guò)程中的每一環(huán)節(jié)都是環(huán)環(huán)相扣、不可分割的，即大型儀器管理必須注重全生命周期過(guò)程中的綜合數(shù)據(jù)記錄，通過(guò)智慧化平臺(tái)節(jié)點(diǎn)控制、自動(dòng)流轉(zhuǎn)，信息化與物聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)設(shè)備在線預(yù)約、設(shè)備使用、維修維護(hù)、調(diào)劑、出借、賠償、報(bào)廢等實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的同步，每臺(tái)儀器都有一個(gè)生命周期檔案，管理者可以隨時(shí)查閱該儀器任意環(huán)節(jié)中的相關(guān)數(shù)據(jù)，通過(guò)大平臺(tái)大數(shù)據(jù)對(duì)儀器使用狀況、績(jī)效實(shí)現(xiàn)情況、閑置情況等實(shí)時(shí)分析和相關(guān)預(yù)警，有效提高儀器使用效率和開放共享服務(wù)水平，同時(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)報(bào)送的便捷性。
三、大型儀器全生命周期智慧管理系統(tǒng)建設(shè)要點(diǎn)
大型儀器全生命周期智慧管理系統(tǒng)是基于績(jī)效考核的、立足實(shí)驗(yàn)設(shè)施與儀器設(shè)備的全生命周期閉環(huán)管理、體現(xiàn)科學(xué)規(guī)范的流程化管理體系，也是突出高溫、高壓、高速等高危特殊設(shè)備管理的特殊性的大型儀器管理系統(tǒng)，應(yīng)具有高校大型儀器管理的普遍性業(yè)務(wù)邏輯和管理范式，又具有微觀管理的特殊性及未來(lái)發(fā)展預(yù)測(cè)；既需要滿足職能部門大型儀器管理工作的日常管理與服務(wù)需求，還需要具有良好的擴(kuò)展性、滿足未來(lái)采購(gòu)管理變革與發(fā)展的需求；既需要滿足全校各教學(xué)院系和職能部門之間儀器管理業(yè)務(wù)的協(xié)同處理，還需要滿足各級(jí)各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表與實(shí)時(shí)情況分析，為學(xué)校決策提供及時(shí)準(zhǔn)確的信息和服務(wù)。包括項(xiàng)目申報(bào)、績(jī)效指標(biāo)的設(shè)定、項(xiàng)目論證入庫(kù)、采購(gòu)調(diào)研論證、采購(gòu)組織執(zhí)行、合同簽訂、驗(yàn)收使用、后期維護(hù)、產(chǎn)出考核等功能環(huán)節(jié)（參見圖1）。
（一）橫跨場(chǎng)景應(yīng)用，構(gòu)建全生命周期生態(tài)圈
與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)作對(duì)接，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)抓取實(shí)驗(yàn)設(shè)施與儀器設(shè)備相關(guān)數(shù)據(jù)信息，例如資產(chǎn)編號(hào)、資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)值、購(gòu)置日期、現(xiàn)狀、狀態(tài)、使用方向、使用人、放置地點(diǎn)等，拓展GPS定位、設(shè)備分組、操作規(guī)程、使用機(jī)時(shí)、人才培養(yǎng)、科研成果、服務(wù)收入、功能利用與開發(fā)等內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備入庫(kù)、變更、處置、調(diào)撥、出借、賠償與報(bào)廢；與學(xué)校采購(gòu)管理系統(tǒng)對(duì)接，通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)文件審核、合同簽訂及驗(yàn)收流程的自動(dòng)流轉(zhuǎn)，相關(guān)材料自動(dòng)抓?。慌c財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)時(shí)預(yù)算凍結(jié)，報(bào)銷時(shí)材料自動(dòng)推送和預(yù)約；與上級(jí)科技主管部門管理系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、數(shù)據(jù)智能上報(bào)等功能；與學(xué)校信息公開平臺(tái)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)相關(guān)材料公示的自動(dòng)推送；大型實(shí)驗(yàn)基礎(chǔ)設(shè)施與儀器設(shè)備實(shí)行開放共享，與學(xué)校“實(shí)驗(yàn)基礎(chǔ)設(shè)施與儀器設(shè)備開放共享系統(tǒng)”鏈接，實(shí)時(shí)展示儀器設(shè)備的開放共享狀態(tài)；實(shí)驗(yàn)設(shè)施和儀器設(shè)備出現(xiàn)故障應(yīng)及時(shí)維修，每年對(duì)通用性強(qiáng)的儀器設(shè)備開展維護(hù)保養(yǎng)，與學(xué)?！皩?shí)驗(yàn)設(shè)施與儀器設(shè)備健康管理系統(tǒng)”和“固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)”鏈接或相應(yīng)字段對(duì)接。
（二）內(nèi)嵌管理制度，實(shí)現(xiàn)智慧化系統(tǒng)控制
通過(guò)系統(tǒng)數(shù)字機(jī)器人，根據(jù)上級(jí)儀器管理相關(guān)法律法規(guī)以及學(xué)校大型儀器管理的相關(guān)內(nèi)控要求，設(shè)計(jì)智能控制器，來(lái)對(duì)規(guī)則、流程、參數(shù)等內(nèi)容進(jìn)行智能控制，實(shí)現(xiàn)自適應(yīng)內(nèi)控管理、自動(dòng)化流程控制、自動(dòng)流程跟蹤、自動(dòng)填寫表單、自動(dòng)消息預(yù)警、自動(dòng)報(bào)備與發(fā)布數(shù)據(jù)和自動(dòng)數(shù)據(jù)對(duì)接；通過(guò)績(jī)效考評(píng)指標(biāo)設(shè)置與產(chǎn)出效益考核、同類設(shè)備存量等來(lái)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目立項(xiàng)控制和預(yù)算控制，通過(guò)采購(gòu)需求管理來(lái)實(shí)現(xiàn)需求控制，通過(guò)合同管理和驗(yàn)收管理來(lái)實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)控制。
（三）匯總數(shù)據(jù)流，建立學(xué)校大型儀器源數(shù)據(jù)庫(kù)
為每臺(tái)設(shè)施與設(shè)備建立從立項(xiàng)到報(bào)廢的生命周期檔案，包括申購(gòu)報(bào)告、批復(fù)文件，論證報(bào)告、中標(biāo)通知書、評(píng)標(biāo)報(bào)告、采購(gòu)合同、招投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、委托協(xié)議、報(bào)關(guān)單（進(jìn)口設(shè)備）、說(shuō)明書、操作規(guī)程、大型設(shè)施與儀器設(shè)備采購(gòu)和維修發(fā)票（復(fù)印件）、測(cè)試費(fèi)轉(zhuǎn)賬憑證（復(fù)印件）、維修記錄、電子影像、索賠文件等資料合同等。根據(jù)用戶自定義設(shè)定要求，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢、分類、統(tǒng)計(jì)等功能，導(dǎo)出、下載和打印儀器設(shè)備詳細(xì)數(shù)據(jù)內(nèi)容（如立項(xiàng)信息、采購(gòu)信息、驗(yàn)收信息、維修信息等）。同時(shí)與教育部、科技部等數(shù)據(jù)上報(bào)系統(tǒng)鏈接；每臺(tái)儀器設(shè)備張貼二維碼，展示儀器設(shè)備基本信息（包括設(shè)備名稱、資產(chǎn)編號(hào)、使用人、存放地點(diǎn)、品牌型號(hào)、主要參數(shù)及功能、操作規(guī)程等內(nèi)容）、管理信息（維修保養(yǎng)記錄、預(yù)約使用記錄、收費(fèi)記錄等）。分級(jí)授予權(quán)限，不同權(quán)限人員可掃描讀取不同信息，與學(xué)校“實(shí)驗(yàn)設(shè)施與儀器設(shè)備健康管理系統(tǒng)”鏈接。做好供應(yīng)商信息庫(kù)維護(hù)，主要包括供應(yīng)商基本信息、經(jīng)營(yíng)范圍、主要產(chǎn)品、價(jià)格（包括配件、耗材等）、售后服務(wù)、誠(chéng)信度評(píng)價(jià)等。定期維護(hù)相關(guān)信息，可隨時(shí)添加供應(yīng)商，對(duì)評(píng)價(jià)差的納入不良供應(yīng)商名單；對(duì)于涉及師生生命安全且高危險(xiǎn)性的實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備（如壓力容器、液氮罐、高速離心機(jī)等特殊設(shè)備）的安全管理主要包括設(shè)備信息（圖片上傳）、操作規(guī)程、注意事項(xiàng)、使用登記、維護(hù)保養(yǎng)等內(nèi)容，與學(xué)?！皩?shí)驗(yàn)設(shè)施與儀器設(shè)備健康管理系統(tǒng)”和“固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)”相應(yīng)字段對(duì)接。