一、高校大型儀器管理面臨的困境
（一）投入與產(chǎn)出的矛盾
大型儀器投入巨大，但論證卻往往不充分、不科學(xué)。在項(xiàng)目立項(xiàng)階段，大型儀器購置前的論證流于形式，包括必要性、可行性、績效目標(biāo)等論證不到位。在項(xiàng)目必要性上，未能從項(xiàng)目必要功能出發(fā)提出采購需求，部分設(shè)備配置很高，但實(shí)際使用中只用到最基本的功能，或是立項(xiàng)時(shí)沒有對已有同類儀器的情況進(jìn)行了解，造成重復(fù)購置；在可行性上，對操作人員的要求不明確，導(dǎo)致儀器購買后使用人員操作能力跟不上，加上培訓(xùn)不足，儀器長期閑置，造成優(yōu)質(zhì)資源浪費(fèi)，又或是場地未落實(shí)，儀器到貨后長期未開箱驗(yàn)收；對于項(xiàng)目所要實(shí)現(xiàn)的績效目標(biāo)不明確，后期無法與成果掛鉤進(jìn)行考核，投入巨大卻效果甚微。
在項(xiàng)目立項(xiàng)后、采購前，往往還需要采購論證，主要針對儀器設(shè)備的技術(shù)參數(shù)和售后服務(wù)、質(zhì)保期等商務(wù)需求進(jìn)行論證優(yōu)化，最終確定用于招標(biāo)采購的需求方案。在這個(gè)環(huán)節(jié)，調(diào)研也不夠充分，對于市場中能夠?qū)崿F(xiàn)同等功能的儀器了解不夠，技術(shù)參數(shù)指向某一特定品牌等情況時(shí)有發(fā)生；儀器的后期運(yùn)行維護(hù)費(fèi)用、零配件更換費(fèi)用等也未調(diào)研清楚，導(dǎo)致后期需要維護(hù)和更換零配件時(shí)非常被動，只能通過單一來源等方式進(jìn)行，在價(jià)格談判時(shí)處于劣勢地位?？冃Э己藱C(jī)制缺乏。目前，各高校設(shè)備管理普遍缺乏有效約束機(jī)制，設(shè)備的產(chǎn)出與前期立項(xiàng)不掛鉤，設(shè)備使用效益與單位發(fā)展相關(guān)性不大。例如，對于前期立項(xiàng)申請時(shí)預(yù)定的產(chǎn)出目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度、產(chǎn)出與投入的相當(dāng)程度等，缺乏有效的投入產(chǎn)出效益評估機(jī)制和績效考評機(jī)制（如每臺儀器培訓(xùn)人數(shù)、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目數(shù)、獲得專利數(shù)與論文數(shù)等成果考核）。
（二）節(jié)點(diǎn)管理與連續(xù)管理的矛盾
大型儀器管理過程是一個(gè)有機(jī)整體，一般包括項(xiàng)目立項(xiàng)、采購論證、采購組織、供貨安裝、設(shè)備驗(yàn)收、設(shè)備使用、維護(hù)維修和設(shè)備報(bào)廢等生命不同階段，每個(gè)階段相互聯(lián)系又互相影響。由于每個(gè)階段管理部門不同，為了提高對大型儀器的管理，基本都建立了各自的管理系統(tǒng)，如采購管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、大型儀器共享平臺等。但這些系統(tǒng)數(shù)據(jù)都是相對獨(dú)立的，環(huán)節(jié)也都是分段不連續(xù)的，數(shù)據(jù)信息得不到有效共享，形成了一個(gè)個(gè)數(shù)據(jù)信息孤島，無法對大型儀器各環(huán)節(jié)進(jìn)行綜合、統(tǒng)一數(shù)據(jù)分析，導(dǎo)致無法為后續(xù)采購提供可靠的參考和依據(jù)，容易造成資源的浪費(fèi)，也無法對于儀器是否實(shí)現(xiàn)績效目標(biāo)進(jìn)行定量考核。對于高溫、高壓、高速等高危險(xiǎn)性的儀器設(shè)備，更是沒有專門針對的安全措施和跟蹤管理，而且，對于使用部門來說，每個(gè)階段應(yīng)該在哪個(gè)管理系統(tǒng)操作也往往缺乏了解，管理成本大大增加。
（三）重視采購而忽視使用的矛盾
就目前的實(shí)際情況來看，對于大型儀器，往往對前期立項(xiàng)、招標(biāo)采購、產(chǎn)品驗(yàn)收很重視，而到了真正使用時(shí)，對技術(shù)人員進(jìn)修和操作培訓(xùn)少之又少，實(shí)驗(yàn)隊(duì)伍對大型儀器設(shè)備的使用、維修、保養(yǎng)了解不深，造成儀器設(shè)備使用率不高、維修頻率卻很高。
（四）開放共享要求與科研運(yùn)行體制的矛盾
目前高校的科研都是課題組和項(xiàng)目制運(yùn)行模式，尤其是高端精密儀器，往往是學(xué)校頂尖科研團(tuán)隊(duì)和專項(xiàng)項(xiàng)目中購買較多，基本采用誰買誰使用的管理模式，即使學(xué)校建設(shè)了共享平臺，大多數(shù)團(tuán)隊(duì)也不愿意將儀器放到平臺中開放共用，而科研團(tuán)隊(duì)只要有項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，也愿意自己采購儀器，而不愿意使用共享儀器，這就導(dǎo)致同類大型儀器重復(fù)購置，使用率較低。
二、基于全生命周期管理理念的系統(tǒng)化管理
大型儀器全生命周期包括從項(xiàng)目立項(xiàng)開始到儀器報(bào)廢的整個(gè)生命周期全過程，而大型儀器設(shè)備全生命周期管理是指對所有購置的設(shè)備以生命周期的全過程實(shí)行一體化動態(tài)管理的行為，即為每臺儀器設(shè)備建立生命周期檔案，從每臺設(shè)備的立項(xiàng)論證、計(jì)劃報(bào)批、招標(biāo)采購、驗(yàn)收入庫、有效使用、保養(yǎng)維修及報(bào)廢處置各個(gè)環(huán)節(jié)及工作流程來進(jìn)行全過程管理。大型儀器全生命周期管理包括從成本角度的全生命周期管理、從績效產(chǎn)出角度的全生命周期管理和從全鏈條管理角度的全生命周期管理三個(gè)維度。
從成本角度的全生命周期管理，即采購的成本必須包括儀器購買的成本以及后期維護(hù)使用直至報(bào)廢所發(fā)生的一切費(fèi)用，而不僅僅是儀器購買時(shí)的價(jià)格。許多高精尖儀器，購買時(shí)的價(jià)格相對來說是比較公開透明的，且通過招標(biāo)競爭也能夠趨向合理，但是后期的維護(hù)成本、零配件的價(jià)格以及相關(guān)耗材的投入，卻不是那么透明，尤其是對于單一匹配的零配件及耗材，更加需要在立項(xiàng)和采購環(huán)節(jié)就進(jìn)行全面規(guī)劃，在招標(biāo)文件及合同中進(jìn)行明確約定。
從績效產(chǎn)出角度的全生命周期管理，即大型儀器的立項(xiàng)是基于績效目標(biāo)和效益產(chǎn)出，那么管理重點(diǎn)就必須是儀器報(bào)廢前該儀器產(chǎn)生的所有績效是否與原有績效目標(biāo)相符、是否達(dá)成了既定目標(biāo)（如對于學(xué)科發(fā)展、單位整體發(fā)展的貢獻(xiàn)度等），即要從成本收益的角度來分析是否合理。
從全鏈條管理角度的全生命周期管理，意味著儀器生命過程中的每一環(huán)節(jié)都是環(huán)環(huán)相扣、不可分割的，即大型儀器管理必須注重全生命周期過程中的綜合數(shù)據(jù)記錄，通過智慧化平臺節(jié)點(diǎn)控制、自動流轉(zhuǎn)，信息化與物聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)設(shè)備在線預(yù)約、設(shè)備使用、維修維護(hù)、調(diào)劑、出借、賠償、報(bào)廢等實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的同步，每臺儀器都有一個(gè)生命周期檔案，管理者可以隨時(shí)查閱該儀器任意環(huán)節(jié)中的相關(guān)數(shù)據(jù)，通過大平臺大數(shù)據(jù)對儀器使用狀況、績效實(shí)現(xiàn)情況、閑置情況等實(shí)時(shí)分析和相關(guān)預(yù)警，有效提高儀器使用效率和開放共享服務(wù)水平，同時(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)報(bào)送的便捷性。
三、大型儀器全生命周期智慧管理系統(tǒng)建設(shè)要點(diǎn)
大型儀器全生命周期智慧管理系統(tǒng)是基于績效考核的、立足實(shí)驗(yàn)設(shè)施與儀器設(shè)備的全生命周期閉環(huán)管理、體現(xiàn)科學(xué)規(guī)范的流程化管理體系，也是突出高溫、高壓、高速等高危特殊設(shè)備管理的特殊性的大型儀器管理系統(tǒng)，應(yīng)具有高校大型儀器管理的普遍性業(yè)務(wù)邏輯和管理范式，又具有微觀管理的特殊性及未來發(fā)展預(yù)測；既需要滿足職能部門大型儀器管理工作的日常管理與服務(wù)需求，還需要具有良好的擴(kuò)展性、滿足未來采購管理變革與發(fā)展的需求；既需要滿足全校各教學(xué)院系和職能部門之間儀器管理業(yè)務(wù)的協(xié)同處理，還需要滿足各級各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表與實(shí)時(shí)情況分析，為學(xué)校決策提供及時(shí)準(zhǔn)確的信息和服務(wù)。包括項(xiàng)目申報(bào)、績效指標(biāo)的設(shè)定、項(xiàng)目論證入庫、采購調(diào)研論證、采購組織執(zhí)行、合同簽訂、驗(yàn)收使用、后期維護(hù)、產(chǎn)出考核等功能環(huán)節(jié)。
（一）橫跨場景應(yīng)用，構(gòu)建全生命周期生態(tài)圈
與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)作對接，實(shí)時(shí)動態(tài)抓取實(shí)驗(yàn)設(shè)施與儀器設(shè)備相關(guān)數(shù)據(jù)信息，例如資產(chǎn)編號、資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)值、購置日期、現(xiàn)狀、狀態(tài)、使用方向、使用人、放置地點(diǎn)等，拓展GPS定位、設(shè)備分組、操作規(guī)程、使用機(jī)時(shí)、人才培養(yǎng)、科研成果、服務(wù)收入、功能利用與開發(fā)等內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備入庫、變更、處置、調(diào)撥、出借、賠償與報(bào)廢；與學(xué)校采購管理系統(tǒng)對接，通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)采購申請、采購文件審核、合同簽訂及驗(yàn)收流程的自動流轉(zhuǎn)，相關(guān)材料自動抓取；與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)采購時(shí)預(yù)算凍結(jié)，報(bào)銷時(shí)材料自動推送和預(yù)約；與上級科技主管部門管理系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、數(shù)據(jù)智能上報(bào)等功能；與學(xué)校信息公開平臺對接，實(shí)現(xiàn)相關(guān)材料公示的自動推送；大型實(shí)驗(yàn)基礎(chǔ)設(shè)施與儀器設(shè)備實(shí)行開放共享，與學(xué)校“實(shí)驗(yàn)基礎(chǔ)設(shè)施與儀器設(shè)備開放共享系統(tǒng)”鏈接，實(shí)時(shí)展示儀器設(shè)備的開放共享狀態(tài)；實(shí)驗(yàn)設(shè)施和儀器設(shè)備出現(xiàn)故障應(yīng)及時(shí)維修，每年對通用性強(qiáng)的儀器設(shè)備開展維護(hù)保養(yǎng)，與學(xué)校“實(shí)驗(yàn)設(shè)施與儀器設(shè)備健康管理系統(tǒng)”和“固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)”鏈接或相應(yīng)字段對接。
（二）內(nèi)嵌管理制度，實(shí)現(xiàn)智慧化系統(tǒng)控制
通過系統(tǒng)數(shù)字機(jī)器人，根據(jù)上級儀器管理相關(guān)法律法規(guī)以及學(xué)校大型儀器管理的相關(guān)內(nèi)控要求，設(shè)計(jì)智能控制器，來對規(guī)則、流程、參數(shù)等內(nèi)容進(jìn)行智能控制，實(shí)現(xiàn)自適應(yīng)內(nèi)控管理、自動化流程控制、自動流程跟蹤、自動填寫表單、自動消息預(yù)警、自動報(bào)備與發(fā)布數(shù)據(jù)和自動數(shù)據(jù)對接；通過績效考評指標(biāo)設(shè)置與產(chǎn)出效益考核、同類設(shè)備存量等來實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目立項(xiàng)控制和預(yù)算控制，通過采購需求管理來實(shí)現(xiàn)需求控制，通過合同管理和驗(yàn)收管理來實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)控制。
（三）匯總數(shù)據(jù)流，建立學(xué)校大型儀器源數(shù)據(jù)庫
為每臺設(shè)施與設(shè)備建立從立項(xiàng)到報(bào)廢的生命周期檔案，包括申購報(bào)告、批復(fù)文件，論證報(bào)告、中標(biāo)通知書、評標(biāo)報(bào)告、采購合同、招投標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告、驗(yàn)收報(bào)告、委托協(xié)議、報(bào)關(guān)單（進(jìn)口設(shè)備）、說明書、操作規(guī)程、大型設(shè)施與儀器設(shè)備采購和維修發(fā)票（復(fù)印件）、測試費(fèi)轉(zhuǎn)賬憑證（復(fù)印件）、維修記錄、電子影像、索賠文件等資料合同等。根據(jù)用戶自定義設(shè)定要求，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢、分類、統(tǒng)計(jì)等功能，導(dǎo)出、下載和打印儀器設(shè)備詳細(xì)數(shù)據(jù)內(nèi)容（如立項(xiàng)信息、采購信息、驗(yàn)收信息、維修信息等）。同時(shí)與教育部、科技部等數(shù)據(jù)上報(bào)系統(tǒng)鏈接；每臺儀器設(shè)備張貼二維碼，展示儀器設(shè)備基本信息（包括設(shè)備名稱、資產(chǎn)編號、使用人、存放地點(diǎn)、品牌型號、主要參數(shù)及功能、操作規(guī)程等內(nèi)容）、管理信息（維修保養(yǎng)記錄、預(yù)約使用記錄、收費(fèi)記錄等）。分級授予權(quán)限，不同權(quán)限人員可掃描讀取不同信息，與學(xué)校“實(shí)驗(yàn)設(shè)施與儀器設(shè)備健康管理系統(tǒng)”鏈接。做好供應(yīng)商信息庫維護(hù)，主要包括供應(yīng)商基本信息、經(jīng)營范圍、主要產(chǎn)品、價(jià)格（包括配件、耗材等）、售后服務(wù)、誠信度評價(jià)等。定期維護(hù)相關(guān)信息，可隨時(shí)添加供應(yīng)商，對評價(jià)差的納入不良供應(yīng)商名單；對于涉及師生生命安全且高危險(xiǎn)性的實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備（如壓力容器、液氮罐、高速離心機(jī)等特殊設(shè)備）的安全管理主要包括設(shè)備信息（圖片上傳）、操作規(guī)程、注意事項(xiàng)、使用登記、維護(hù)保養(yǎng)等內(nèi)容，與學(xué)?！皩?shí)驗(yàn)設(shè)施與儀器設(shè)備健康管理系統(tǒng)”和“固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)”相應(yīng)字段對接。