教學(xué)檔案管理辦法
教學(xué)檔案是在教學(xué)實踐、教學(xué)研究和教學(xué)管理活動中直接形成的具有重要保存和研究價值的紙質(zhì)、電子、實體以及聲像載體等材料。教學(xué)檔案真實記錄和反映了教學(xué)實踐、教學(xué)研究和教學(xué)管理活動的過程和成果，是衡量學(xué)院管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標志，可為日后的教學(xué)工作提供重要的參考和歷史憑證，為日常教學(xué)、教學(xué)改革、教學(xué)建設(shè)與教學(xué)管理工作服務(wù)。為了完整地收集、整理、保存并有效利用教學(xué)檔案，充分發(fā)揮其在教學(xué)建設(shè)、教學(xué)改革和教學(xué)管理等各項工作中的作用，提高教學(xué)檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理水平，逐步實現(xiàn)教學(xué)檔案工作的標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》和《衡陽技師學(xué)院檔案管理辦法》，特制定本辦法。
一、基本原則
1.凡在教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像電子載體材料均屬教學(xué)檔案。
2.教學(xué)檔案是教學(xué)管理的重要組成部分，納入教學(xué)管理制度，并納入各級管理人員崗位責(zé)任，作為考核教學(xué)管理水平的標準之一。教學(xué)檔案管理要做到“四個同步”，即：下達教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步；檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)材料形成積累情況同步；評審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗收檔案材料同步；考評教學(xué)管理與考評教學(xué)檔案管理工作同步。
3.為保證教學(xué)檔案完整、系統(tǒng)和準確，歸檔的教學(xué)材料必須遵循自然形成規(guī)律；必須具有參考價值和憑證作用。
二、歸檔范圍
1.文件類：包括上級部門下發(fā)的有關(guān)教學(xué)工作文件材料；學(xué)院及學(xué)院各部門頒發(fā)的有關(guān)教學(xué)工作文件材料；教務(wù)處制定下發(fā)的文件材料等。
2.學(xué)籍類：包括各專業(yè)各年級學(xué)生名冊；學(xué)生學(xué)籍異動的有關(guān)申請、批件、通知等原始材料（學(xué)生休學(xué)、停學(xué)、復(fù)學(xué)、調(diào)整專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等）；畢業(yè)生學(xué)籍卡、畢業(yè)生成績單、學(xué)歷證書電子數(shù)據(jù)及審批表、畢業(yè)生補辦學(xué)歷證書申請及批件等。
3.教學(xué)安排材料：包括校歷、每學(xué)年各專業(yè)實施性教學(xué)計劃、每學(xué)期教師教學(xué)任務(wù)安排表（或教學(xué)任務(wù)書）、各系（院）每學(xué)期總課程表、教學(xué)進程表、考試及考查課程安排表、期中期終考試安排表、期中期終考試情況分析等。
4.試卷、畢業(yè)論文（設(shè)計）及成績：包括學(xué)生原始成績單；優(yōu)秀、典型的畢業(yè)論文（設(shè)計）及評審意見；每學(xué)期所有考試課程試卷。
5.專業(yè)建設(shè)類：包括專業(yè)設(shè)置一覽表，專業(yè)建設(shè)規(guī)劃，有關(guān)專業(yè)建設(shè)的調(diào)查、論證、申報、審批等原始資料，各專業(yè)人才培養(yǎng)方案、專業(yè)教學(xué)標準（或?qū)I(yè)教學(xué)大綱）、課程標準、理論與實訓(xùn)課程教學(xué)計劃、考試大綱等。
6.課程建設(shè)類：包括課程建設(shè)規(guī)劃、課程建設(shè)過程中形成的各類材料。
7.技能競賽類：包括技能競賽方案（或安排）、比賽成績、競賽工作總結(jié)等。
8.學(xué)生獎懲材料：包括學(xué)生在各類教學(xué)活動中的獎懲材料。
9.教研室活動材料：包括教研室工作計劃、總結(jié)，教研室活動記錄，教學(xué)情況調(diào)查表等。
10.教師工作量的統(tǒng)計材料：包括教師在各類教學(xué)活動中教學(xué)工作量的記載。
11.教學(xué)實習(xí)、生產(chǎn)實習(xí)方面的材料：包括教育見習(xí)、實習(xí)、生產(chǎn)實習(xí)的計劃、總結(jié)，實習(xí)指導(dǎo)書、實習(xí)講義、實習(xí)成績鑒定，有代表性的實習(xí)報告等。
12.教學(xué)運行及監(jiān)控材料：包括課程計劃調(diào)整的申請和批件；教學(xué)改革方案、總結(jié)；教師調(diào)（停）課有關(guān)申請和批件；學(xué)生緩考（免修）有關(guān)申請和批件；學(xué)生每周教學(xué)反饋意見摘要；學(xué)生及教師座談會紀要（記錄）；有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及教務(wù)處、督導(dǎo)考評處日常教學(xué)督導(dǎo)檢查意見記錄及匯總材料等。
13.教學(xué)評價材料：包括課程教學(xué)評估結(jié)果；各類教學(xué)評獎材料和評獎結(jié)果等。
14.教師培訓(xùn)材料：包括師資培訓(xùn)的計劃、考核和總結(jié)；出國進修等文件材料；教師個人參加中長期進修、實踐鍛煉、學(xué)術(shù)交流、提高學(xué)歷等的申請材料，相關(guān)附件、批件，總結(jié)匯報材料、評價意見等。
15.教師隊伍建設(shè)材料：包括專兼職教師基本情況一覽表；教師隊伍職稱結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)統(tǒng)計表；骨干教師和專業(yè)帶頭人選拔、培養(yǎng)、考核材料，有關(guān)業(yè)務(wù)、業(yè)績復(fù)印材料；研究生委培材料（委培合同、公證書等）。
16.實訓(xùn)室建設(shè)材料：包括實訓(xùn)室（實訓(xùn)工廠）基本情況一覽表；實訓(xùn)室（實訓(xùn)工廠）建設(shè)論證原始資料、報告、審批資料；實訓(xùn)設(shè)備購置的申報、論證、審批、招標資料；學(xué)校重點實訓(xùn)室（實訓(xùn)工廠）、技師工作室建設(shè)材料。
17.實訓(xùn)資產(chǎn)材料：包括實訓(xùn)室（實訓(xùn)工廠）、技師工作室資產(chǎn)統(tǒng)計年報表，實訓(xùn)室、技師工作室固定資產(chǎn)帳、卡、物計算機數(shù)據(jù)資料庫；大型及先進實訓(xùn)設(shè)備相關(guān)說明書、維修保修卡、驅(qū)動程序等相關(guān)資料。
18.實踐教學(xué)管理材料：包括教學(xué)實習(xí)（見習(xí)）情況統(tǒng)計報表；實訓(xùn)項目開出情況報表；實訓(xùn)設(shè)備利用情況統(tǒng)計報表；實訓(xùn)基地利用情況統(tǒng)計報表。
19.教材建設(shè)材料：包括本校教師自編、協(xié)編、統(tǒng)編教材，實習(xí)指導(dǎo)書、習(xí)題集等申報立項書、批件；本校教師編寫（包括參編）教材情況一覽表，各專業(yè)使用教材統(tǒng)計表，特色教材一覽表。
20.學(xué)術(shù)活動材料：包括學(xué)術(shù)活動安排、內(nèi)容等。
21.綜合類：包括教務(wù)處印發(fā)的教學(xué)簡報、通報、通知；教務(wù)處及各系部上交的教學(xué)工作計劃（規(guī)劃）、工作總結(jié)（匯報）、調(diào)研報告；教務(wù)處會議記錄；各系部定期移交的有關(guān)教學(xué)檔案材料；教務(wù)處及其科室部門職責(zé)、崗位責(zé)任制、機構(gòu)沿革材料。
22.其他教學(xué)材料：包括教學(xué)活動中形成的有保存價值的各類材料。
三、歸檔要求
1.建立和健全有關(guān)管理制度，把教學(xué)檔案歸檔全面納入教學(xué)管理之中，并監(jiān)督執(zhí)行。同時加強與學(xué)院檔案管理部門聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查工作，保證教學(xué)檔案質(zhì)量。
2.各教學(xué)部門建立和完善檔案工作制度，將檔案工作納入教學(xué)活動及相關(guān)管理人員的職責(zé)范圍，做好平時歸檔工作，做到每項重要的教學(xué)活動都有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。
3.各系部明確一名工作人員擔任兼職檔案員，具體負責(zé)組織教學(xué)檔案的收集、整理、立卷、歸檔、移交工作。
4.各系部按要求，在規(guī)定時間內(nèi)匯總有關(guān)教學(xué)檔案材料，在次年三月底前完成上一年度教學(xué)檔案的歸檔工作。
5.歸檔的文件材料按年度和類別組卷，并按要求排序，在文件的右上角逐張編頁號，填寫卷內(nèi)目錄及備考表，草擬卷宗標題。填寫時用藍黑、碳素墨水書寫，字跡清晰工整，禁止用圓珠筆、鉛筆、水彩筆等書寫。
6.對經(jīng)過鑒定，超過保管期限需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，報學(xué)院檔案管理部門審批。銷毀檔案，實行監(jiān)銷制度。
四、教學(xué)檔案的開發(fā)、利用、保密工作
1.根據(jù)檔案管理相關(guān)制度進行管理和利用。編制多種檢索工具，主動、快捷、準確地提供利用，實現(xiàn)教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化，為學(xué)校和社會的教育事業(yè)服務(wù)。
2.教學(xué)檔案的利用者對所借閱的檔案負保密責(zé)任，不得自行轉(zhuǎn)借、損毀、抽取、拆卷、涂改、偽造，不得丟失。
五、附則
本辦法由教務(wù)處負責(zé)解釋。